Nebenkostenabrechnung erstellen
Von der leeren Abrechnung bis zum fertigen Mieter-PDF — du legst die Abrechnung an, erfasst die Kostenpositionen, und mietvio verteilt sie automatisch je Mieter.
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Wo du anfängst
Das Modul heißt im Panel Nebenkosten. Eine Abrechnung gehört immer zu einer Immobilie und einem Jahr. Voraussetzung ist, dass die Wohnungen und Mieter angelegt sind und die Mieter einer Einheit zugeordnet sind — nur dann kann mietvio die Kosten verteilen.
1. Abrechnung anlegen
- Öffne Nebenkosten und klicke + Erste Abrechnung (bzw. + Neue Abrechnung).
- Wähle die Immobilie und trag das Abrechnungsjahr ein (Vorgabe: das letzte Jahr).
- Optional setzt du Zeitraum von / bis und eine Notiz. Lässt du den Zeitraum leer, gilt das Kalenderjahr.
- Speichern — die Abrechnung erscheint in der Liste mit Status Entwurf.
Über Öffnen kommst du in die Detailansicht mit den drei Bausteinen: Kostenpositionen, Ergebnis je Mieter und die Rechtssicherheits-Prüfung.
2. Kostenpositionen erfassen
Jede Betriebskostenart wird zu einer Position mit Betrag und Verteilerschlüssel.
- In der Karte Kostenpositionen klickst du + Position.
- Wähle die Kostenart — alle BetrKV-Kostenarten sind hinterlegt (Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung/Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hauswart, Versicherung u. a.).
- Trag den Betrag ein.
- Wähle den Verteilerschlüssel:
- Wohnfläche (m²) — Standard für die meisten Kosten
- Personen
- Wohneinheiten
- Verbrauch (Zähler) — für Heiz- und Warmwasserkosten (siehe Verbrauch & Heizkosten)
- Miteigentumsanteil
- Direkt zugeordnet
3. Belege & Rechnungen je Position
Damit die Abrechnung GoBD-konform belegt ist, hängst du an jede Position den Nachweis:
- + Beleg hochladen legt das Beleg-Foto/-PDF direkt an der Position ab.
- Über die Rechnungs-Verknüpfung kannst du eine erfasste Eingangsrechnung mit Teilbetrag zuordnen und den Betrag per In Positionsbetrag übernehmen in die Position spiegeln.
Die Spalte Belege in der Positionstabelle zeigt dir, wo noch ein Nachweis fehlt.
4. Ergebnis je Mieter
Sobald Positionen erfasst sind, rechnet mietvio in der Karte Ergebnis je Mieter automatisch:
- Kosten je Mieter nach dem jeweiligen Schlüssel,
- gegengerechnete Vorauszahlung,
- Saldo als Nachzahlung oder Guthaben.
Die Verteilung berücksichtigt unterjährige Mietverhältnisse (anteilig nach bewohnten Kalendermonaten) — du musst dafür nichts umrechnen.
5. PDF erzeugen
In der Ergebnistabelle steht je Mieter ein PDF-Link — das ist die fertige Betriebskostenabrechnung für genau diesen Mieter. Daneben liegt der §35a-Link für die Steuerbescheinigung (siehe Folgeartikel).
6. Vorauszahlungen anpassen
Steht das Ergebnis, kannst du die monatlichen Vorauszahlungen für das laufende Jahr nachziehen: In der Ergebnis-Karte klickst du Vorauszahlungen anpassen. mietvio schlägt die neue Höhe aus dieser Abrechnung vor und schreibt sie in die Mieter-Stammdaten (Nebenkosten- bzw. Heizkosten-Vorauszahlung) zurück.
Weiter geht's
Heiz- und Warmwasserkosten haben eigene Regeln (verbrauchsabhängig, Warmwasser-Abtrennung) — und die Prüf-Funktion fängt typische Fehler ab, bevor die Abrechnung rausgeht. Das steht in Verbrauch, Heizkosten & Prüfen.