Posteingang — E-Mails abrufen, zuordnen & ablegen
Verbinde dein Postfach per IMAP und ruf eingehende E-Mails direkt in mietvio ab. Mails von Mietern und Handwerkern werden automatisch zugeordnet, Anhänge gespeichert und gelesene Nachrichten markiert — Korrespondenz an einem Ort statt verstreut im Mailprogramm.
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Postfach verbinden (IMAP)
Damit mietvio deine Mails abrufen kann, hinterlegst du dein Postfach einmalig unter Einstellungen im Block Posteingang (IMAP):
- Server (Host) — die IMAP-Adresse deines Anbieters, z. B.
imap.strato.de. - Port — meist
993(verschlüsselt). mietvio verbindet bei Port 993 automatisch über TLS. - Benutzer — in der Regel deine vollständige E-Mail-Adresse.
- Passwort — das Postfach-Passwort. Hast du es schon gespeichert, bleibt das Feld leer; du musst es nur bei einer Änderung neu eintragen.
Mit Speichern ist das Postfach eingerichtet. Das Badge am Block wechselt dann von offen auf eingerichtet.
Mails abrufen
Unter Posteingang klickst du oben rechts auf Abrufen ↻. mietvio verbindet sich mit deinem Postfach und liest den Ordner INBOX. Geprüft werden die letzten 30 Nachrichten — bereits geladene Mails erkennt mietvio an ihrer eindeutigen Kennung und überspringt sie, es entstehen also keine Doppel.
Jede neue Mail landet als Zeile in der Tabelle Eingegangene Mails mit Absender, Betreff, Datum und Zuordnung. Ein Badge oben zeigt den Stand, z. B. 3 neu / 27. Ungelesene Mails stehen fett.
30 Nachrichten geprüft 3 neu importiert Badge: 3 neu / 27
Automatische Zuordnung zu Mieter oder Handwerker
Beim Abruf gleicht mietvio die Absender-Adresse mit deinen Stammdaten ab:
- Trifft sie auf die E-Mail eines Mieters, wird die Mail diesem Mieter zugeordnet und als Mieter kategorisiert (grün).
- Trifft sie auf einen Handwerker, wird sie diesem zugeordnet und als Handwerker kategorisiert (gelb).
- Findet sich kein Treffer, bleibt die Mail als Sonstiges (grau) ohne Bezug.
Die Kategorie und der zugeordnete Name stehen in der Spalte Zuordnung.
Mail öffnen, lesen & von Hand zuordnen
Mit Öffnen (oder einem Klick auf den Absender) öffnest du die Mail. Du siehst Absender, Datum, Betreff und den Textinhalt der Nachricht.
Unten im Dialog ordnest du die Mail manuell zu — etwa wenn die automatische Zuordnung danebenlag oder es keine gab:
- Mieter zuordnen — wähle den passenden Mieter aus.
- Handwerker zuordnen — oder den passenden Handwerker.
Zuordnung speichern übernimmt die Auswahl; die Kategorie (Mieter/Handwerker/Sonstiges) passt sich der Zuordnung an.
Anhänge
Hat eine Mail Anhänge, speichert mietvio sie beim Abruf mit ab. In der Liste zeigt ein Büroklammer-Symbol mit Anzahl (z. B. 📎2), dass Dateien dranhängen. Im geöffneten Detail stehen die Anhänge als Buttons mit Dateiname und Größe — ein Klick öffnet die Datei in einem neuen Tab.
Als gelesen markieren
Sobald du eine Mail öffnest, markiert mietvio sie automatisch als gelesen — sie steht danach nicht mehr fett, und der „neu"-Zähler im Badge sinkt. Die Zahl neuer Mails erscheint auch als Kennzahl Neue Mails auf dem Dashboard, damit du offene Post auf einen Blick siehst.
Mails löschen
Brauchst du eine Nachricht nicht mehr, entfernst du sie in der Liste über Löschen. mietvio löscht dabei auch die gespeicherten Anhänge der Mail.